Elektronische Kommunikation
Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur
Die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat (§ 3a VwVfG, § 1 Abs. 1 LwVfG RLP).
Die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden
- durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
- bei Anträgen und Anzeigen, bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung eines elektronischen Dokuments oder einer De-Mail-Nachricht an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
Emails dürfen eine Dateigröße von 30 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Nicht entgegengenommen werden Emails,
- die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind,
- die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten,
- mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails).
In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur keine weitere Mitteilung.
2. Unterstützte Dateiformate
Die von der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation, sowie den Download des jeweils aktuellen Verschlüsselungszertifikats der VPS, finden Sie hier:
https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/
Bitte überprüfen Sie bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation unbedingt, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
Bei Fragen zu den Verschlüsselungszertifikaten der virtuellen Poststelle (VPS) wenden Sie sich bitte an helpdesk@ldi.rlp.de.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur
1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen senden Sie einfach per E-Mail an: info@montabaur.de
2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.
Eine Versendung von Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.
Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.
Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie unter https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/.
Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung: info@montabaur.de
3. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation (z.B. Widerspruchsverfahren)
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist dann erforderlich, wenn die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, sofern Sonderregelungen die elektronische Kommunikation nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“). Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (z.B. Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge). Zugelassene Verfahren, die die Schriftform in der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur ersetzen, sind:
a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen diese Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-Vertrauensdienste.de
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
vg-montabaur@poststelle.rlp.de
Alternativ können Sie nach erfolgter Registrierung im rlp-Service (siehe I, Ziffer 2) die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich die sog. Signaturkarte) eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.
Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter den in Gliederungspunkt II. 2 genannten Quellen.
b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises
Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG). Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) erfolgen (§ 18 Personalausweisgesetz, § 12 des eID-Karte-Gesetz oder § 78 Absatz 5 Aufenthaltsgesetz).
III. Ansprechpartner/-in
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur, so steht Ihnen Jasmin Zantis-Müller unter der Rufnummer 0 26 02 / 126-176 oder per E-Mail jzantis-mueller@montabaur.de zur Verfügung.
IV. Rechtliche Hinweise
Die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.